Consultar stock por WhatsApp: qué pasa si tu sistema no responde

Qué pasa cuando un cliente pregunta si hay stock

Hoy pasa que alguien deja el chat, abre el sistema, mira y vuelve. Entre medio, el cliente espera.

Consultar stock por WhatsApp de forma automática elimina ese ida y vuelta, y también trae una pregunta más incómoda: qué se contesta cuando el dato no está disponible. Esa segunda parte es la que decide si la respuesta automática te ayuda o te mete en un problema.

El quiebre de stock no es raro. Una tesis de la Universidad de Chile sobre detección de quiebres en retail cita un promedio mundial de 8,3%, y de 15,7% en el mercado chileno, con pérdidas estimadas en 3,9% de las ventas del retailer. O sea que la situación "no hay tanto como pidió" es rutina, no excepción.

El stock se verifica al confirmar, no al mostrar

Es una diferencia de segundos y cambia todo.

Si el stock se lee cuando el producto aparece en la conversación, el dato ya está viejo cuando el cliente decide. Si se lee antes de confirmar el pedido, la respuesta habla del momento en que el compromiso se toma.

Es el único punto donde la consulta vale: no cuando mostrás, cuando cerrás.

Hay menos de lo que pidió: quién decide

Decide el cliente, ítem por ítem.

La salida fácil es recortar el pedido en silencio y avisar después. Eso convierte una molestia chica en un reclamo, porque el cliente se entera cuando ya no puede hacer nada.

Lo que corresponde es decir cuánto hay de cada cosa y esperar la respuesta. A veces se lleva lo que hay. A veces cambia el producto. A veces prefiere esperar. Las tres son decisiones suyas.

Tu sistema no contesta: qué se dice exactamente

Se dice que la disponibilidad es desconocida, y se espera.

No se dice que hay. No se dice que no hay. Las dos son mentiras con distinto costo: una te deja un pedido que no podés cumplir, la otra te hace perder una venta que sí podías hacer.

Estado del sistema	Qué se contesta
Responde y hay stock	Se confirma el pedido
Responde y hay menos	Se informa cuánto hay y decide el cliente
No responde	Se avisa que la disponibilidad es desconocida y se espera
El producto está discontinuado	Deja de ofrecerse, sin romper los pedidos viejos

De dónde sale el precio que se responde

Del catálogo sincronizado con tu sistema, no de una estimación.

Un precio inventado tiene una particularidad fea: el cliente lo guarda. Queda escrito en el chat, con fecha y hora, y vuelve como reclamo cuando la factura no coincide.

Cuando el número sale del catálogo, la conversación repite lo que ya está cargado. Si tu lista cambia, cambia la respuesta.

El pedido recuerda el precio del día de la venta

Los precios se mueven. Los pedidos ya cerrados, no.

Cada pedido guarda el nombre y el precio del producto como estaban el día en que se vendió. Si la semana que viene actualizás la lista, el pedido de hoy sigue diciendo lo que se vendió y a cuánto.

Es lo que hace que un pedido de hace tres meses siga siendo un documento y no una foto que se fue moviendo sola.

Los discontinuados no desaparecen del historial

Cuando un producto sale de tu catálogo, deja de ofrecerse en la conversación.

Lo que no pasa es que se borre hacia atrás. Un pedido viejo sigue resolviendo al producto que efectivamente se vendió, aunque hoy ya no lo tengas.

Si borrás el producto y con él la historia, perdés la mitad de las respuestas a "¿qué le vendimos a este cliente el año pasado?".

Buscar por lo que el cliente quiso decir

Tus clientes no saben los códigos de tu catálogo, y no tienen por qué.

Escriben "algo impermeable para la lluvia" y esperan que alguien entienda. La búsqueda del catálogo trabaja sobre esa descripción y cae en el producto correcto, en el idioma en que lo hayan escrito.

Es lo que evita el "no encontramos ese producto" cuando el producto está, con otro nombre.

Cada cuánto conviene sincronizar

Depende de tu proveedor más que de vos.

La frecuencia se elige de una lista corta, y el piso de esa lista sale del límite de peticiones que tolera tu sistema. Podés bajar hasta apagar la sincronización automática y sincronizar sólo a mano.

Tres cosas que ayudan más que subir la frecuencia:

• Sincronizar ahora, para cuando acabás de tocar una lista de precios.
• Aviso cuando falla una sincronización, o cuando los productos dejan de llegar.
• Previsualización antes de encender: ver qué productos se traen y cómo mapean.

Conclusiones

• El momento de consultar stock es al confirmar el pedido, no al mostrar el producto.
• Si hay menos de lo pedido, la decisión es del cliente, ítem por ítem.
• Si el sistema no responde, se dice que la disponibilidad es desconocida. Nunca se supone.
• El precio sale del catálogo, y el pedido lo guarda como estaba el día de la venta.
• Los productos discontinuados dejan de ofrecerse sin romper el historial.
• Los quiebres de stock son rutina: 8,3% en promedio mundial según la tesis de la Universidad de Chile citada arriba.